Muster-Eintrag Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO)

ENTWURF — vor Verwendung juristisch prüfen. Dieses Dokument ist eine Vorlage zur eigenen Prüfung und Anpassung, keine Rechtsberatung. Siehe RDG-Hinweis.

Dieses Muster deckt einen typischen Eintrag für den Einsatz eines externen KI-Gateways ab. Passen Sie die eckigen Klammern an Ihre konkrete Nutzung an.

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

KI-gestützte Textverarbeitung über Nachweis-Gateway (DataFortress.cloud GmbH)

Verantwortlicher

[Name Ihrer Kanzlei / Praxis], vertreten durch [Name der Geschäftsführung / Praxisinhaber]

Zweck der Verarbeitung

[z. B. „Zusammenfassung von Mandantenschreiben“, „Strukturierung von Anamnesen“, „Prüfung von Steuerbescheiden auf Abweichungen“]

Kategorien betroffener Personen

[z. B. Mandanten, Patienten, Vertragspartner]

Kategorien personenbezogener Daten

[z. B. Kontaktdaten, Vertragsinhalte, ggf. besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO — Gesundheitsdaten bei medizinischer Nutzung]

Empfänger / Auftragsverarbeiter

DataFortress.cloud GmbH (Betreiberin der Nachweis-Gateway-Plattform); Subprozessoren gemäß Subprozessorenliste

Drittlandtransfer

Keiner — alle eingesetzten Subprozessoren verarbeiten ausschließlich innerhalb der EU/des EWR.

Löschfristen

Prompt-Inhalte: 0 Tage Speicherung über die Verarbeitung hinaus. Nachweis-Metadaten (ohne Inhalt): [gemäß Ihrer internen Aufbewahrungsrichtlinie, mindestens für die Dauer möglicher Prüfungen]

Technische und organisatorische Maßnahmen

Siehe TOM der DataFortress.cloud GmbH; zusätzlich: [Ihre eigenen internen Maßnahmen, z. B. Zugriffsbeschränkung auf die Nutzung des Gateways]

Rechtsgrundlage

[z. B. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO bei Gesundheitsdaten, jeweils i. V. m. § 203 Abs. 3 StGB für die Einbindung des Auftragsverarbeiters]

Fragen zu diesem Muster: info@konforme-ki.de