Steuerberaterinnen und Steuerberater gehören zu den Berufsgruppen, für die der Gesetzgeber im Umgang mit KI-Tools ausdrücklich keinen Interpretationsspielraum lässt. § 203 StGB nennt den Beruf namentlich. Wer trotzdem Mandantendaten in ChatGPT eingibt, verlässt sich auf eine Rechtsgrundlage, die dafür nicht gemacht ist. Dieser Artikel ordnet ein, wo die Grenze verläuft — konkret, ohne Panikmache und ohne die Nutzung von KI in der Kanzlei pauschal zu verurteilen.

§ 203 StGB nennt Steuerberater ausdrücklich

§ 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB stellt die unbefugte Offenbarung fremder Geheimnisse durch Steuerberater unter Strafe — Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe, in besonders schweren Fällen mehr. Das ist keine berufsrechtliche Verwarnung und kein Bußgeld nach der DSGVO, sondern ein persönliches strafrechtliches Risiko für die handelnde Person, nicht nur für die Kanzlei als Organisation.

Entscheidend ist der Begriff „Geheimnis“: erfasst sind nicht nur besonders sensible Angaben, sondern grundsätzlich alle Informationen, die dem Steuerberater im Rahmen des Mandats bekannt geworden sind und die nicht offenkundig sind — Umsätze, Beteiligungsverhältnisse, private Verhältnisse, geplante Transaktionen. Ein Datenschutzverstoß und eine Verletzung des § 203 StGB können nebeneinander vorliegen; sie sind rechtlich zwei getrennte Baustellen mit unterschiedlichen Konsequenzen.

Die berufsrechtliche Schweigepflicht nach StBerG

Neben dem Strafrecht besteht die berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht aus dem Steuerberatungsgesetz. Sie ist Grundlage der Zulassung und wird von der Steuerberaterkammer überwacht — unabhängig davon, ob im Einzelfall überhaupt eine Strafanzeige droht. Wer die Schweigepflicht verletzt, riskiert neben dem Strafverfahren auch ein berufsrechtliches Verfahren mit eigenständigen Konsequenzen bis zum Entzug der Zulassung.

Der Mechanismus ist in beiden Regelungen derselbe: Die Kanzlei darf Mandantengeheimnisse grundsätzlich nur mit ausdrücklicher oder mutmaßlicher Einwilligung des Mandanten oder auf gesetzlich zugelassener Grundlage weitergeben. Ein KI-Anbieter, dem Mandantendaten ungeprüft übermittelt werden, ist aus dieser Perspektive zunächst ein unbeteiligter Dritter — bis eine wirksame Einbindung nach den unten beschriebenen Regeln vorliegt.

Die Formulierung „das machen doch alle“ ist berufsrechtlich irrelevant. Maßgeblich ist, ob im Einzelfall eine wirksame Rechtsgrundlage für die Weitergabe besteht — nicht die Verbreitung der Praxis.

Wann die Einbindung eines KI-Anbieters zulässig ist

Seit der Reform 2017 gilt für § 203 StGB: Die Weitergabe an „mitwirkende Personen“ — Dienstleister, die im Rahmen der Berufsausübung tätig werden, etwa IT- oder Cloud-Anbieter — ist kein tatbestandliches Offenbaren, wenn diese Personen sorgfältig ausgewählt und wirksam zur Verschwiegenheit verpflichtet wurden (§ 203 Abs. 3 StGB). Das ist die einzige rechtliche Grundlage, auf der eine externe KI-Verarbeitung von Mandantendaten überhaupt zulässig sein kann.

Zwei Bedingungen müssen dafür kumulativ erfüllt sein:

  1. Sorgfältige Auswahl — die Kanzlei muss den Anbieter geprüft haben: Wo verarbeitet er, wer hat Zugriff, welche Subprozessoren sind beteiligt.
  2. Wirksame Verpflichtung zur Verschwiegenheit — eine allgemeine AGB-Klausel reicht dafür in aller Regel nicht aus. Notwendig ist eine dedizierte, auf § 203 StGB zugeschnittene Vereinbarung.

Ein Standard-ChatGPT-Account erfüllt beide Bedingungen typischerweise nicht: Es gibt keine auf § 203 StGB zugeschnittene Zusatzvereinbarung, und die AGB eines Konsumenten-Chatbots sind nicht auf die Bedürfnisse von Berufsgeheimnisträgern zugeschnitten. Eine ausführlichere Einordnung, welche Anforderungen eine Kanzlei an einen KI-Anbieter insgesamt stellen sollte, beschreibt der Artikel ChatGPT in der Kanzlei.

Warum der AVV allein nicht ausreicht

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO regelt die datenschutzrechtliche Seite: Zweck der Verarbeitung, Kategorien betroffener Personen, technische und organisatorische Maßnahmen, Subprozessoren, Löschfristen. Er ist notwendig, sobald ein externer Anbieter personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet.

Er ersetzt jedoch nicht die strafrechtliche Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB. Beide Pflichten laufen parallel und decken unterschiedliche Rechtsgüter ab: der AVV das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der betroffenen Personen, § 203 StGB die Vertrauensbeziehung zwischen Mandant und Berufsgeheimnisträger. Eine Kanzlei, die nur einen AVV unterschreibt, aber keine gesonderte §203-Zusatzvereinbarung abschließt, hat die datenschutzrechtliche Pflicht erfüllt, die strafrechtliche jedoch nicht. Unter „Unterlagen“ finden Sie beide Dokumente getrennt zum Vergleich.

Nutzungsfälle nach Risiko geordnet

Nicht jede ChatGPT-Nutzung in der Kanzlei ist gleich riskant. Die folgende Einordnung hilft bei der internen Priorisierung:

Nutzungsfall Mandantenbezug Risiko
Allgemeine Recherche zu Steuerrecht, ohne Fallbezug keiner gering
Formulierungshilfe für Textbausteine, anonymisiert keiner, sofern konsequent anonymisiert gering bis mittel
Entwurf eines Mandantenschreibens mit Namen, Zahlen, Sachverhalt direkt hoch
Erläuterung eines Jahresabschlusses mit Klardaten direkt hoch
Upload eines Steuerbescheids oder DATEV-Exports direkt, vollständig am höchsten

Reine Rechtsrecherche ohne jeden Fallbezug — „Wie ist die Abschreibung für geringwertige Wirtschaftsgüter aktuell geregelt?“ — berührt kein Mandantengeheimnis und ist unproblematisch. Sobald jedoch Namen, Steuernummern, Beträge oder ein erkennbarer Sachverhalt hinzukommen, wechselt der Fall die Kategorie.

Warum Pseudonymisierung hier meistens scheitert

Der naheliegende Kompromiss — Namen durch Platzhalter ersetzen, den Rest wie gewohnt eingeben — funktioniert in der steuerberatenden Praxis seltener, als es zunächst wirkt. Steuerliche Sachverhalte enthalten von sich aus re-identifizierende Merkmale: eine Steuernummer, eine Kombination aus Branche, Umsatzgröße und Bundesland, ein ungewöhnlicher Betrag, der auf ein konkretes Wirtschaftsjahr verweist. Wer diese Merkmale mit anderswo öffentlichen Informationen — Handelsregister, Presse, Branchenverzeichnis — zusammenführt, kommt bei kleinen und mittleren Mandanten oft schneller zur Identität zurück, als eine oberflächliche Schwärzung suggeriert.

Betriebsdaten sind zudem oft intern eindeutig: Wenn nur ein Mandant in der Kanzlei diese Kombination aus Rechtsform, Standort und Geschäftsjahr aufweist, hilft die formale Anonymisierung wenig. Pseudonymisierung senkt das Risiko, beseitigt es aber nicht zuverlässig — und für die Frage, ob ein Geheimnis „offenbart“ wurde, kommt es auf die faktische Bestimmbarkeit der Person an, nicht auf die formale Maskierung.

Der DATEV-Faktor: Daten verlassen die Kanzleiumgebung

Ein Sonderfall ist der Export aus DATEV oder der Kanzleisoftware direkt in ein KI-Tool. Sobald ein Steuerbescheid, eine BWA oder ein vollständiger Buchungsexport in einen Chat kopiert oder hochgeladen wird, verlässt der komplette Datensatz die kontrollierte Umgebung der Kanzlei — inklusive aller darin enthaltenen Mandantendaten, nicht nur der für die konkrete Frage relevanten. Das ist der Nutzungsfall mit dem höchsten Risiko, weil er selten bewusst als „Weitergabe von Mandantengeheimnissen“ wahrgenommen wird, sondern als bloßer technischer Arbeitsschritt.

Wo ein solcher Export tatsächlich für eine KI-gestützte Auswertung nötig ist, sollte er ausschließlich über eine Umgebung laufen, für die eine wirksame §203-Vereinbarung und ein konkreter AVV bestehen — nicht über einen allgemeinen Chat-Zugang.

Schatten-IT: das häufigste reale Versagen

In der Praxis liegt das größte Risiko selten bei einer bewusst falschen Entscheidung der Kanzleileitung. Es liegt bei Mitarbeitenden, die private ChatGPT-Accounts nutzen, weil das offizielle Tooling langsamer oder umständlicher ist. Diese Nutzung findet außerhalb jeder Kanzlei-Vereinbarung statt, ist nicht protokolliert und der Kanzleileitung häufig gar nicht bekannt.

Ein Verbot allein löst das Problem nicht — es verlagert es nur unter den Radar. Wirksamer ist ein legitimer, ausreichend komfortabler Weg innerhalb der Kanzlei, der die private Nutzung überflüssig macht. Ohne ein solches Angebot bleibt Schatten-IT der wahrscheinlichste tatsächliche Auslöser für eine Verletzung des § 203 StGB in der Praxis — nicht die theoretisch diskutierten Grenzfälle.

Checkliste: Was ein konformer Aufbau braucht

Für eine Kanzlei, die KI-Tools mit Mandantenbezug einsetzen will, sind folgende Bausteine Voraussetzung, nicht optional:

  • Ein konkreter, benannter Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO — kein Sammel-Dokument eines Anbieters ohne Kanzleibezug.
  • Eine gesonderte Zusatzvereinbarung, die die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 Abs. 3 StGB wirksam begründet.
  • Dokumentierte Prüfung der Subprozessoren und ihres Verarbeitungsstandorts, als Nachweis der sorgfältigen Auswahl.
  • Ein Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO für den KI-Einsatz.
  • Klare interne Regeln, welche Datenkategorien in welches Tool dürfen — und ein legitimer Kanal, der private Schatten-IT überflüssig macht.
  • Nachweisbare KI-Kompetenz des Personals nach Art. 4 AI Act.

Art. 4 AI Act: KI-Kompetenz ist bereits Pflicht

Seit 2. Februar 2025 gilt Art. 4 AI Act: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen sicherstellen, dass ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt — angemessen für den jeweiligen Einsatzkontext. Für eine Kanzlei bedeutet das konkret: Mitarbeitende, die ChatGPT oder ein vergleichbares Tool nutzen, müssen wissen, welche Daten dafür geeignet sind und welche nicht. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Kanzleigröße und ist bereits anwendbares Recht, kein zukünftiges Vorhaben — mehr zum vollständigen Zeitplan des AI Act finden Sie auf der Seite EU-KI-Recht im Überblick.

Ergänzend verlangt Art. 30 DSGVO, dass der KI-Einsatz als eigener Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert wird — mit Zweck, Kategorien der Daten und eingesetztem Anbieter. Wie ein solcher Eintrag konkret aussehen kann, beschreibt der Artikel zum Verarbeitungsverzeichnis für KI-Einsatz.

Konform sein ist nicht dasselbe wie es beweisen können

Ein AVV, eine §203-Zusatzvereinbarung und interne Regeln sind die Voraussetzung für zulässige KI-Nutzung — sie sind aber noch kein Nachweis, dass diese Regeln im Alltag auch eingehalten wurden. Ein Datenschutzbeauftragter oder eine Steuerberaterkammer bei einer Prüfung fragt nicht nur, ob Dokumente existieren, sondern ob konkret belegt werden kann, welche Anfrage wann über welchen Anbieter lief, mit welchem Ergebnis, und dass keine unautorisierte Schatten-IT im Spiel war. Diese Lücke zwischen „wir haben Regeln“ und „wir können jede einzelne Verarbeitung lückenlos belegen“ ist in der Praxis der Punkt, an dem Kanzleien bei einer Prüfung tatsächlich in Erklärungsnot geraten — unabhängig davon, wie sorgfältig die zugrundeliegenden Verträge sind. Ein Vergleich verschiedener Wege dahin, einschließlich EU-basierter Alternativen zu US-Chatbots, findet sich im Artikel zu DSGVO-konformen KI-Alternativen; wie ein solcher lückenloser Nachweis technisch aussieht, lässt sich im Playground und über die Preisübersicht von Nachweis nachvollziehen.