Der Eintrag für ein KI-Tool sieht im Verarbeitungsverzeichnis auf den ersten Blick aus wie jeder andere Art.-30-Eintrag: Verantwortlicher, Zweck, Kategorien, Empfänger, Löschfristen. In der Praxis scheitert er trotzdem häufiger als andere Einträge — weil „wir nutzen KI“ auf jedes Pflichtfeld unterschiedlich schwer passt. Dieser Artikel geht die Felder einzeln durch, mit konkreter Beispielformulierung für einen typischen KI-Einsatzfall, und zeigt, wo übliche Vorlagen an der Realität von KI-Verarbeitung vorbeigehen.
Wer ein Verarbeitungsverzeichnis führen muss
Art. 30 Abs. 1 DSGVO verpflichtet grundsätzlich jeden Verantwortlichen, ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Abs. 5 sieht eine Ausnahme vor: Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden müssen kein Verzeichnis führen — es sei denn, die Verarbeitung erfolgt nicht nur gelegentlich, birgt ein Risiko für die Rechte betroffener Personen oder betrifft besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO.
Warum die Ausnahme für Kanzleien und Praxen praktisch nie greift
Für Kanzleien, Steuerberatungen sowie Arzt- und Zahnarztpraxen greift diese Ausnahme so gut wie nie. Mandats- und Behandlungsdaten werden nicht gelegentlich, sondern regelmäßig verarbeitet — das ist der Kern der beruflichen Tätigkeit. Praxen verarbeiten zudem fast immer Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, was die Ausnahme allein deshalb schon ausschließt. Auch Kanzleien fallen häufig unter das Risikokriterium, sobald sensible Vermögens- oder Sachverhaltsdaten betroffen sind. Für die hier relevanten Berufsgruppen gilt praktisch: Sie brauchen ein Verzeichnis, unabhängig von der Mitarbeiterzahl.
„KI-Nutzung“ ist kein Zweck
Der häufigste Fehler beim Ausfüllen ist auch der grundlegendste: In das Feld für den Verarbeitungszweck kommt „Einsatz von ChatGPT“ oder „KI-gestützte Verarbeitung“. Das ist keine Zweckbeschreibung, sondern eine Werkzeugbeschreibung. Art. 30 Abs. 1 lit. b DSGVO verlangt den Zweck der Verarbeitung — also die zugrunde liegende geschäftliche oder fachliche Tätigkeit, für die die Daten verarbeitet werden.
Der Zweck bleibt derselbe, ob Sie einen Text von Hand zusammenfassen, einer Assistenzkraft diktieren oder ein KI-Modell dafür einsetzen: Zusammenfassung von Mandantenschreiben, Strukturierung von Anamnesen, Prüfung von Steuerbescheiden auf Abweichungen. Die KI ist das Mittel, der Zweck bleibt der fachliche Vorgang. Halten Sie diese Trennung im Eintrag konsequent durch — nicht nur, weil eine Aufsichtsbehörde sie erwartet, sondern weil sie hilft, den tatsächlichen Umfang der Verarbeitung realistisch einzuschätzen.
Die Pflichtfelder im Einzelnen
Art. 30 Abs. 1 DSGVO listet die Mindestangaben abschließend auf. Die folgenden Abschnitte gehen jedes Feld einzeln durch, mit Beispielformulierung für einen typischen KI-Einsatzfall — angelehnt an die Feldstruktur, die auch das VVT-Muster von Nachweis verwendet.
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Erforderlich sind Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie — falls einschlägig — gemeinsam Verantwortlicher, Vertreter und Datenschutzbeauftragter. Für die meisten Kanzleien und Praxen genügt: Name der Kanzlei oder Praxis, vertreten durch die Geschäftsführung oder Praxisinhaber, plus Kontaktdaten des DSB, sofern einer bestellt ist. Bei einer Kooperation mehrerer Praxen mit gemeinsamer IT-Infrastruktur kann eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO vorliegen — das gehört dann explizit ins Feld, nicht stillschweigend vorausgesetzt.
Zwecke der Verarbeitung
Konkret formuliert, nicht als Werkzeugname. Beispiel: „Zusammenfassung eingehender Mandantenkorrespondenz zur internen Priorisierung.“ Formulieren Sie so genau, dass ein Außenstehender den Vorgang versteht, ohne die interne Arbeitsweise der Kanzlei zu kennen.
Kategorien betroffener Personen
Wer taucht in den Daten auf, die durch die KI laufen? Typisch: Mandanten, Patienten, gegebenenfalls Gegenparteien oder Zeugen, deren Daten in Mandantenunterlagen mit auftauchen. Wenn ein Prompt regelmäßig auch Drittpersonen nennt — etwa Familienangehörige in einer Anamnese —, gehören diese als eigene Kategorie ins Feld, nicht nur die Hauptperson des Mandats.
Kategorien personenbezogener Daten
Kontaktdaten, Vertragsinhalte, Sachverhaltsangaben — und, sobald medizinisch oder in vergleichbar sensiblen Kontexten genutzt, besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO wie Gesundheitsdaten. Diese Unterscheidung ist nicht kosmetisch: Sie entscheidet, welche Rechtsgrundlage Sie darunter angeben müssen und ob die 250-Mitarbeiter-Ausnahme überhaupt zur Debatte steht.
Kategorien von Empfängern
Hier gehört der KI-Anbieter hinein — und zwar vollständig, nicht nur mit seinem Markennamen. Nennen Sie den Betreiber der Plattform sowie die eingesetzten Subprozessoren, die die eigentliche Modell-Inferenz durchführen. Eine vollständige, aktuell gehaltene Subprozessorenliste ist die Grundlage für dieses Feld — ohne sie bleibt die Angabe „KI-Anbieter“ ebenso unvollständig wie „KI-Nutzung“ beim Zweck.
Drittlandübermittlungen und Garantien
Findet keine Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR statt, tragen Sie das ausdrücklich als „keine“ ein, statt das Feld leer zu lassen — ein leeres Feld liest sich in einer Prüfung wie eine nicht geprüfte Frage, nicht wie ein geprüftes „keine“. Findet doch eine Drittlandübermittlung statt, gehören die konkrete Garantie — Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln — und der Empfängerstaat namentlich hinein, nicht nur ein Verweis auf „geeignete Garantien“.
Löschfristen
Das schwierigste Feld bei KI-Verarbeitung, weil eine einzelne Anfrage mehrere unterschiedliche Datenspuren erzeugt, die jeweils eigene Fristen haben können: der Prompt selbst, die generierte Antwort, Server- und Zugriffslogs, gegebenenfalls Audit-Metadaten zum Nachweis der Verarbeitung. Eine pauschale Angabe wie „nach Bedarf“ hält einer Prüfung nicht stand. Differenzieren Sie: Prompt-Inhalte, sofern der Anbieter sie nicht über die Verarbeitung hinaus speichert, mit „0 Tage über die Verarbeitung hinaus“; Metadaten zum Nachweis der Verarbeitung mit der internen Aufbewahrungsfrist, die Sie tatsächlich anwenden.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Art. 30 Abs. 1 lit. g DSGVO verlangt eine allgemeine Beschreibung der TOM nach Art. 32 Abs. 1. Für den KI-Anteil der Verarbeitung reicht ein Verweis auf die TOM-Dokumentation des Anbieters allein nicht — ergänzen Sie, welche eigenen Maßnahmen Ihre Kanzlei oder Praxis trifft: Zugriffsbeschränkung auf die Nutzung des Gateways, Schulung der Mitarbeitenden, interne Freigabeprozesse für neue Anwendungsfälle.
Das Empfänger-Problem bei dynamischem Routing
Die Felder „Kategorien von Empfängern“ und „Drittlandübermittlungen“ setzen voraus, dass Sie wissen, wer die Daten verarbeitet und wo. Bei vielen KI-Diensten ist genau das nicht statisch: Ein Anbieter kann eine Anfrage je nach Auslastung, Modellwahl oder internem Routing an unterschiedliche Rechenzentren oder sogar unterschiedliche Subunternehmen weiterleiten — ohne dass sich dies im Vertrag oder in der Dokumentation ändert, weil es dort als möglicher Bereich statt als feste Zusage formuliert ist.
Ein VVT-Eintrag, der „Verarbeitung in der EU“ behauptet, aber nicht belegen kann, dass jede einzelne Anfrage tatsächlich in der EU verarbeitet wurde, ist im Ernstfall eine Behauptung, keine Dokumentation.
Für einen Prüfer ist der Unterschied entscheidend: Ein statischer Eintrag beschreibt einen Sollzustand. Er beantwortet nicht die Frage, ob dieser Sollzustand für jede tatsächliche Anfrage auch eingehalten wurde. Wenn Ihr Anbieter dynamisch zwischen mehreren Subprozessoren routet, brauchen Sie entweder die vertragliche Zusicherung, dass ausschließlich benannte, EU-ansässige Subprozessoren zum Einsatz kommen — ohne Fallback außerhalb dieser Liste — oder einen technischen Nachweis pro Anfrage, welcher Subprozessor tatsächlich verarbeitet hat. Nur eines von beidem macht die Angabe im VVT belastbar statt behauptet.
Checkliste: alle Pflichtfelder auf einen Blick
| Pflichtfeld (Art. 30 Abs. 1) | Typischer Fehler bei KI-Einträgen |
|---|---|
| Name/Kontakt des Verantwortlichen | Gemeinsame Verantwortlichkeit bei Kooperationen wird übersehen |
| Zwecke der Verarbeitung | „KI-Nutzung“ statt fachlicher Zweck |
| Kategorien betroffener Personen | Drittpersonen aus Prompts werden vergessen |
| Kategorien personenbezogener Daten | Art.-9-Daten nicht als eigene Kategorie markiert |
| Kategorien von Empfängern | Nur Markenname des Anbieters, Subprozessoren fehlen |
| Drittlandübermittlungen | Feld bleibt leer statt „keine“ auszuweisen |
| Löschfristen | Eine pauschale Frist statt getrennt für Prompt, Antwort, Logs |
| TOM nach Art. 32 | Nur Verweis auf Anbieter-TOM, eigene Maßnahmen fehlen |
Ein vollständiger Beispiel-Eintrag
Der folgende Eintrag zeigt, wie die Felder für einen typischen KI-Assistenz-Einsatz in einer Kanzlei zusammen aussehen können — im selben Feldformat wie das VVT-Muster zum Download.
| Feld | Beispielinhalt |
|---|---|
| Bezeichnung | KI-gestützte Textverarbeitung über Nachweis-Gateway |
| Verantwortlicher | Kanzlei Musterweg, vertreten durch die Kanzleileitung |
| Zweck | Zusammenfassung eingehender Mandantenkorrespondenz |
| Betroffene Personen | Mandanten, gegebenenfalls genannte Gegenparteien |
| Datenkategorien | Kontaktdaten, Vertragsinhalte, Sachverhaltsangaben |
| Empfänger | Betreiber der Gateway-Plattform; Subprozessoren gemäß Subprozessorenliste |
| Drittlandtransfer | Keiner — Verarbeitung ausschließlich in EU/EWR |
| Löschfristen | Prompt-Inhalte: 0 Tage über die Verarbeitung hinaus; Nachweis-Metadaten: gemäß interner Aufbewahrungsrichtlinie |
| TOM | Siehe TOM-Dokumentation des Anbieters, ergänzt um interne Zugriffsbeschränkung |
| Rechtsgrundlage | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, gegebenenfalls i. V. m. § 203 Abs. 3 StGB |
VVT, AVV und TOM — drei Dokumente, eine Geschichte
Diese drei Dokumente hängen zusammen, werden aber oft isoliert gepflegt. Das Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert, dass und wie Sie verarbeiten. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO regelt die vertragliche Beziehung zum Anbieter, einschließlich der Subprozessoren, die im VVT als Empfänger auftauchen. Die TOM-Dokumentation nach Art. 32 beschreibt, wie die im VVT genannten Sicherheitsmaßnahmen konkret umgesetzt sind.
Wenn diese drei Dokumente widersprüchliche Angaben machen — etwa ein VVT, das „nur EU-Verarbeitung“ behauptet, während der AVV eine Drittlandoption offenlässt —, ist das für eine Aufsichtsbehörde ein Warnsignal, unabhängig davon, welches der drei Dokumente korrekt ist. Pflegen Sie alle drei aus derselben Quelle statt unabhängig voneinander.
Was eine Aufsichtsbehörde in der Prüfung tatsächlich verlangt
Eine Prüfung fragt selten nach dem VVT als Dokument allein. Sie fragt nach dem Beleg dahinter: Können Sie zu einer konkreten, im Eintrag beschriebenen Verarbeitung zeigen, dass sie tatsächlich so stattgefunden hat, wie dokumentiert? Bei „Empfänger“ heißt das: Können Sie für einen Stichtag nachweisen, welcher Subprozessor eine bestimmte Anfrage verarbeitet hat? Bei „Löschfristen“: Können Sie zeigen, dass die zugesagte Frist eingehalten wurde, nicht nur, dass sie irgendwo aufgeschrieben ist?
Diese Fragen lassen sich mit einem statischen Dokument allein nicht beantworten — dafür braucht es eine Protokollierung, die pro Anfrage festhält, was tatsächlich passiert ist. Im Playground lässt sich nachvollziehen, wie ein solcher lückenloser Beleg pro Anfrage technisch aussehen kann.
Häufige Fehler
Ein VVT-Eintrag zum KI-Einsatz scheitert in der Praxis meist an denselben Stellen: Der Zweck wird mit dem Werkzeug verwechselt. Empfänger werden nur oberflächlich mit dem Markennamen des Anbieters benannt, ohne Subprozessoren. Löschfristen werden pauschal statt differenziert nach Prompt, Antwort und Logs angegeben. Und das Feld „Drittlandübermittlung“ bleibt leer, statt aktiv mit „keine“ oder einer konkreten Garantie ausgefüllt zu werden. Jeder dieser Fehler ist für sich genommen klein — in Summe ergeben sie den Eindruck eines Eintrags, der eher pflichtgemäß abgehakt als tatsächlich durchdacht wurde.
Ein weiterer, seltener genannter Fehler: Der Eintrag wird einmal erstellt und nie aktualisiert, obwohl sich der Anbieter, die Subprozessoren oder der Funktionsumfang des Tools zwischenzeitlich geändert haben. Wie sich das Empfängerfeld zusätzlich mit der strafrechtlichen Seite nach § 203 StGB verzahnt, erläutert der Artikel zu ChatGPT für Steuerberater; den regulatorischen Gesamtrahmen aus AI Act, DSGVO und § 203 StGB bildet die Übersicht unter EU-KI-Recht ab.
Der Eintrag ist ein Versprechen, kein Aktenvermerk
Jedes ausgefüllte Feld in diesem Eintrag ist eine Behauptung über die Realität: dieser Zweck, diese Empfänger, diese Frist, dieser Verarbeitungsort. Bei klassischer Auftragsverarbeitung mit einem festen Rechenzentrum ließ sich diese Behauptung meist einmalig prüfen und blieb dann über Jahre stabil. Bei KI-Verarbeitung mit möglichem dynamischem Routing gilt das nicht mehr automatisch — die Behauptung muss für jede einzelne Anfrage neu stimmen, nicht nur im Durchschnitt oder im Regelfall. Ein VVT-Eintrag, der das nicht berücksichtigt, ist keine Dokumentation der tatsächlichen Verarbeitung, sondern eine Absichtserklärung, die im Ernstfall so lange hält, wie niemand nachfragt — bis jemand nach dem Beleg für die einzelne Anfrage fragt, nicht nur nach der Regel dahinter.